1. PERLUNYA DATA
Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan,pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data.Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti.

2. PENGERTIAN BASIS DATA
Basis data adalah sekumpulan data atau file yang terorganisir dan saling berhubungan yang disimpan secara bersama dalam media elektronis tanpa adanya pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, agar suatu saat data tersebut dapat dengan mudah dan cepat didapatkan jika dibutuhkan. prinsip yang mendasar dari suatu basis data adalah adanya pengaturan atau pengorganisasian, sehingga tujuan utamanya dalam pengambilan data atau arsip tersebut dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.

 Bentuk Data Base
1. Hierarchical Data Base. biasa digunakan untuk jaringan komunikasi data yang berupa hierarchi/tree. Dasar hierarchi Data base berusaha untuk menggambar realita dalam sebuah organisasi kebentuk data komputer.
2. Network Data Base. Network DB dibuat karena jaringan komunikasi memiliki topology Mesh, shg membutuhkan bentuk ini. Network Data Base memiliki struktur file yang sama, sehingga file yang satu dapat mengetahui / mendapatkan informasi file yang lain dengan benar.
3. Relational DataBase. Bentuk DB yang paking Fleksibel dan terbuka. Biasanya digunakan pada local saja.
 Struktur Data Base
1. Hubungan eksplisit
inverted index dan link field menetapkan hubungan eksplisit antara data yang terintefrasi secara logis dalam file yang sama. Suatu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut dalam suatu hirarki. Ini disebut struktur hirarkis. Dalam struktur seperti ini, setiap catatan pada satu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai catatan yang setingkat lebih rendah. Catatan yang memiliki anak disebut parent dan anak catatan itu sisebut children.
2. Hubungan implicit
Pada awal 1970-an Edgar f. Codd dan C.J. Date, keduanya dari IBM tetapi bekerja secara terpisah, mengembangkan statu pendekatan untuk menetapkan hubungan antar catatan yang tidak harus dinyatakan secara eksplisit. Link field khusus tidakperlu disertakan dalam catatan. Pendekatan Codd dan Date dinamai struktur relasional, dan menggunakan hubungan implicit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada. Keuntungan utama dari struktur relasional bagi CBIS adalah fleksibelitas yang ditawarkanya dalam rancangan dan penggunaan database. Pemakai dan spesialis informasi dibebeskan dari keharusan mengidentifigasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.
 Kriteria Basis Data
1. Struktur filenya memudahkan untuk mengcutkan suatu record dengan record lainnya.
2. Penggabungan file secara menyilang dimungkinkan, sehingga record yang sebelumnya bebas karena biasa digabung dan diproses bersama secara otomatis.
3. File program/datanya bersifat bebas, sehingga memudahkan untuk pemutakhiran dan perawatan DB.
4. Memilih rumusan bersama (common definition) dalam kaitannya dengan definisi data, format record dan berbagai jenis deskripsi lainnya.
5. Memiliki DBMS untuk mengelola data.
6. Kamus Data
7. Memiliki memori akses langsung yang besar untuk memuat data DBMS.
8. Memiliki program dan piranti komunikasi yang canggih, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data secara serempak.
9. Memiliki teknik-teknik penyalinan (back up), penghidupan kembali (restart) dan perolehan kembali (recovery) yang canggih yang dapat merekrontuksi kembali file-file DB jika ada data yang rusak/hilang.
10. Adanya Query Language.
 Komponen-komponen sistem basis data meliputi :

1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data.
2. Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat lunak untuk mengelola basis data.
3. Basis data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.
4. Sistem Manajemen Basis Data (SMBD).
5. Pemakai (User).
6. Aplikasi lain.

 Prinsip Basis Data
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun Tujuan basis data diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Efisiensi meliputi speed, space dan accurancy.
2. Menangani data dalam jumlah besar.
3. Kebersamaan pemakaian (Sharebility).
4. Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.

 Tujuan Perancangan Database :

1. untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya.
2. memudahkan pengertian struktur informasi
3. mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time, dan storage space)

 Persyaratan Basis Data

Ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan pada pembuatan file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu :
a) Redudansi dan inkonsistensi data : Penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat disebut redundansi, hal ini menyebabkan pemborosan dan menimbulkan inkonsistensi data (data tidak konsisten) karena bila terjadi perubahan terhadap data maka data harus dirubah dibeberapa tempat, hal ini tentunya tidak efisien.
b) Pengaksesan data : Data dalam basis data harus siap diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu program pengelolaan atau suatu aplikasi untuk mengakses data yang dikenal sebagai DBMS.
c) Data terisolasi untuk standarisasi : Jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka akan menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data, oleh karena itu data dalam satu database harus dibuat satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya
d) Masalah keamanan (security) : Tidak setiap pemakai sistem basis data diperbolehkan untuk mengakses semua data, misalnya data mengenai gaji pegawai hanya boleh dibuka oleh bagian keuangan dan personalia, sedang bagian gudang tidak diperkenankan untuk membukanya. Keamanan dapat diatur dan disesuaikan baik ditingkat basis data atau aplikasinya.
e) Masalah integritas (Integrity) : Basis data berisi file yang saling berhubungan, masalah utama adalah bagaimana kaitan antar file tersebut terjadi meski diketahui bahwa file A terkait dengan file B, namun secara teknis ada field yang mengaitkan kedua file tersebut oleh karena itu field kunci tidak dapat diabaikan dalam merancang suatu basis data.
f) Multiple user : Salah satu alasan basis data dibangun adalah karena nantinya data tersebut digunakan oleh banyak orang, baik dalam waktu berbeda maupun bersamaan sehingga kebutuhan akan basis data handal yang mendukung banyak pemakai perlu dipertimbangkan.
g) Data independence (kebebasan data) : Pada aplikasi yang dibuat dengan bahasa pemrograman seperti BASIC misalnya, apabila program telah selesai dibuat dan ternyata terjadi perubahan terhadap struktur file maka program tersebut harus diubah, ini artinya program tersebut tidak bebas terhadap database yang ada. Berlainan dengan paket DBMS apapun yang terjadi pada struktur file, setiap kali hendak melihat data cukup dengan utility LIST. Ini artinya perintah DBMS bebas terhadap database karena apapun perubahan terhadap database, semua perintah akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. Data independence dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
1. Phisycal Data Independence : Kebolehan untuk mengubah pola fisik database tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level fisik biasanya hanya pada saat meningkatkan daya guna.
2. Logical Data Independence : Kebolehan mengubah pola konseptual tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level konseptual teristimewa saat struktur logika database berubah, ditambahkan atau dikurangi.

 Beberapa Definisi Yang Umum Digunakan Dalam Basis Data

- Entitas : Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang Administrasi Siswa misalnya, siswa, buku, pembayaran.

- Atribut : Atribut biasa disebut juga data elemen, data field, atau data item yang digunakan untuk menerangkan suatu entitas dan mempunyai harga tertentu, misalnya atribut dari entitas pegawai diterangkan oleh, nama, umur, alamat, pekerjaan.

- Data Value (Nilai Data) : Data Value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama pegawai menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya misalnya adalah Anjang, Arif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi data nama pegawai tersebut.

- File/Tabel : Kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.

- Record/Tuple : Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi.
 Keuntungan Sistem Basis Data
1.Data dapat digunakan secara bersama- sama
2.Data dapat distandarisasi
3.Mengurangi kerangkapan data
4.Kemandirian data
5.Keamanan data dapat dijaga
6.Integritas data dapat dipertahankan
7.Menyediakan recovery
8.Mencegah ketidakkonsistenan

 Kelemahan Sistem Basis Data
1.Storage yang digunakan menjadi besar
2.Dibutuhkan tenaga yang terampil dalam mengelola data
3.Perangkat lunaknya mahal (DBMS)
4.Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait
5.Deadlock

3. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

 Pengertian Data Base Management System
Database Management System adalah kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke database. Mempunyai fasilitas membuat,mengakses, memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk efisiensi dan kenyamanan dalam memperoleh & menyimpan informasi dalam database. DBMS merupakan Suatu cara dalam bentuk system yang berguna dalam menyimpan data penggunaan cara yang tepat dapat mempercepat penyimpanan data ,pemrosesan data dan pengambilan data.
 Fungsi – fungsi DBMS :
1.Data Definition
2.Data Manipulation
3.Data Security dan Integrity
4.Data Recovery dan Concurrency
5.Data Dictionary
6.Performance
 Empat hal penting dalam DBMS
a. Query language
b. Security consideration
c. Biaya tidak langsung pemrosesan
d. Kecocokan dengan tipa aplikasi
 Elemen-elemen utama dari DBMS ;
• Data description language processor
• Performance statistics processor
• Modul backup/recovery
• Manajer database
 Keuntungan DBMS
• Mengurangi pengulangan data
• Mencapai independesi data
• Mengintegrasikan data beberapa file
• Mengambil data dan informasi secara cepat
• Meningkatkan keamanan
• Meningkatkan presentasi kesiapan data (data availability) yang berarti tersedia pada waktu dibutuhkan.
• Mempercepat penyimpanan dan pengambilan data.
• Mempercepat dan mempermudah pemrosesan data
• Mengurangi penyimpanan data yang rangkap
• Mempermudah pemrograman karena lebih fleksibel
 Kerugian DBMS
• Kurangnya ahli Data Base
• Biaya pemrosesan data sangat tinggi
• Kebutuhan software dan Hardware yang bertambah
• Penggabungan dan pengamanan data
Mangikat pemakai untuk
• Memperoleh perangkat lunak yang mahal
• Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar
• Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA